Этикет в культуре речи. Основные требования к оформлению официального письма и ведению телефонных переговоров

Страницы работы

Фрагмент текста работы

Должность адресата желательно проставлять всегда, если речь идет о деловой корреспонденции.

Не стоит начинать письмо с местоимения “я”. Это не принято во многих странах и относится как к личной переписке, так и к деловой корреспонденции.

При необходимости дописать постскриптум (P.S.) его выносят вниз, после подписи. Если он находится в самом тексте письма, то это говорит о том, что письмо писалось “в несколько приемов”, от случая к случаю.

Ниже постскриптума подписываются еще раз или ставят свои инициалы.

Почтовые открытки практически не используют в деловой переписке. Приглашения, соболезнования, поздравления лучше всего посылать в конвертах. В конверт, при необходимости, можно вложить открытку. Как вариант можно послать телеграмму.

Любое письмо, адресованное Вам, требует немедленного ответа. При отсутствии времени пишут хотя бы несколько строк. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то ответьте сразу же.

На поздравления отвечают коротко. При большом количестве поздравлений всех поздравивших можно поблагодарить, опубликовав ответную благодарность в газете.

Если возникла необходимость принести извинения в письме, то оно пишется от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.

Благодарственное письмо пишется при невозможности лично поблагодарить человека за оказанную Вам услугу или содействие.

Соболезнования пишутся от руки. Если такой возможности у Вас нет, лучше послать телеграмму.

Общее правило для любой корреспонденции (как машинописной, так и написанной от руки) - с левого края бумаги сверху донизу оставляют свободное поле одинаковой ширины.

Если обращение, употребляемое в письме, достаточно короткое, то его можно разместить посередине строки.

Факсы.

При отправке факсов самое главное требование - краткость. Оно должно соблюдаться неукоснительно, особенно если факс посылается зарубежному партнеру. Тщательно сформируйте предложения, проверьте, не повторяется ли дважды одна и та же мысль.

Наилучший вариант - если факс помещается на одном листе стандартного машинописного формата.

Не стоит посылать факс два раза подряд в надежде на более качественное прочтение. Лучше еще раз созвониться с тем, кому Вы передаете факс, и поинтересоваться, нормально ли “прошла” копия. Если факс включен на автоматический прием, то не посылайте дубликат вашей информации еще раз, ведь бумага может кончиться, и кто-то вслед за Вами уже не сможет послать свой факс.

Для того чтобы послать факс, необходимо:

    1. Подготовить документы, которые Вы будете отсылать. Практически везде сегодня используются отпечатанные документы, передаваемая информация, которая написана от руки - редкость. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты.
    2. Указать номер своего факса для того, чтобы с Вами могли связаться.
    3. Проставить номер факса своего партнера, название города и его код, название фирмы (компании, учреждения), и обязательно фамилию и имя адресата.
    4. На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и роспись ответственного лица.

На примерах 1 и 2 показано, как правильно оформить факс российскому и зарубежному партнеру.

Пример №1

ДАТА: 17. 05. 94

ОТ КОГО: Факс: 45-71-67 От генерального директора ИЧП “Раст” Петрова И.И.

КОМУ: Факс: 26-15-90 АО “Стэк Лидинг” господину Иванову В. В.

Президенту фирмы “Irtexpo” господину Суникову Р. Е.

Генеральному директору

СП “Шенкер”

госпоже Кулагиной Ж.Д.

В связи с автоматическим продлением контракта о сотрудничестве между нашими фирмами (от 12.05.93г.), прошу выслать факсом всю необходимую документацию. Документы, требующиеся от ИЧП “Раст”, разосланы участникам контракта заказными письмами. Прошу уведомить меня об их получении удобным для Вас способом.

С уважением

Генеральный директор ИЧП “Раст” ____________________Петров И. И.

Пример №2

ОТ КОГО: П. Иланов Торго-посредническая Фирма “Резидент” Ул. Серова, 15, Г. Москва, Россия

КОМУ: Alexander Kenton

фирма BRF

24 King Willia

Street

London E

Fax: (095) 512-24-54

Fax: (071) 2876502

Уважаемый господин Kenton!

Во время наших переговоров в Лондоне мы договорились о дальнейшем

Похожие материалы

Информация о работе