Информационные технологии делопроизводства и документооборота в органах муниципального управления

Страницы работы

Содержание работы

ТЕМА 4. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Целевая установка

 данная тема дает обучающимся знания об основной информационной технологии в управлении организационными и экономическими системами:

 технологии получения данных из документов,

 контролем за исполнением принятых решений,

 взаимообмену данными с использованием средств вычислительной техники и телекоммуникаций.

Содержание темы:

 Опорный конспект лекции

В лекции рассматриваются следующие вопросы:

4.1. Информационная технология делопроизводства и документооборота в органах муниципального управления

4.2. Средства, необходимые для реализации информационной технологии электронного делопроизводства и документооборота

4.3. Технология создания единого эталонного банка нормативно-правовых актов администрации

  Приложение

 Материалы для самостоятельной работы.

 Литература по теме 4.

Конспект лекции

Документ в виде бумажного носителя до настоящего времени остается основным носителем информации для выработки на его основе решения, а так же материальным подтверждением распоряжений, указаний и постановлений лиц и коллегиальных органов (правительства, мэрии, совета, собрания, думы и т. п.), принимающих решения.

Именно поэтому во все времена существования органов власти и управления документооборот и делопроизводство являлись основой системы управления.

Рассматриваемая в лекции технология касается основных функций делопроизводства и документооборота:

 регистрации, рассмотрения и обработки служебной корреспонденции;

 учета, рассмотрения и обработки писем граждан;

 регистрации и рассмотрения устных обращений граждан;

 контроля исполнения документов и заданий;

 сбора, систематизации и учета нормативных и официальных документов, принимаемых органами администрации и муниципального управления;

 рассылки и учета нормативно-правовых актов, протоколов и других официальных документов;

 просмотра фрагментов баз данных в части определения состояния работы нижестоящих структур по выполнению заданных и поставленных на контроль поручений;

 получения необходимой информации из баз данных коллективного пользования в соответствии с принятым протоколом доступа для подготовки вариантов решений.

В лекции излагается современная технология делопроизводства и документооборота, реализуемая автоматизированной системой электронного делопроизводства и документооборота (СЭД); показана технология движения документа от момента оформления и формирования его электронной копии до включения в базу данных (специальную, отраслевую, коллективного пользования). Основы приведенной технологии разработаны “Центром компьютерных технологий” (г. Санкт-Петербург) и внедряются в администрации и муниципальные образования Санкт-Петербурга.

В материалах лекции раскрываются все этапы работы с документом: учет, формирование регистрационной и контрольной карточек, доведение контрольной карточки и задания до исполнителя, учет выполнения, задания, расчет показателей (коэффициентов) исполнительской деятельности; приводятся все виды отчетных документов, применяемых для контроля исполнительской дисциплины в типовой управленческой структуре.

В материалах лекции приводится перечень требований к техническим средствам, программному и информационному обеспечению СЭД; подробно раскрывается технология создания и использования электронного банка данных документов; описан опыт создания и использования БД документов с применением типовых программных продуктов "Кодекс-Мастер", "Кодекс-Internet/Intranet".

Процесс делопроизводства и документооборота является основным процессом, обеспечивающим лиц, принимающих решения, информацией для реализации функций управления организационно-экономическими структурами.

Создаваемые в органах управления базы данных формируются на основе учета служебных документов, контрольных карт, данных из писем граждан и других источников информации.

Система электронного документооборота и делопроизводства (СЭД) предназначена для автоматизации решения задач документационного и информационного обеспечения деятельности администрации или муниципального образования города.

Целью СЭД является повышение эффективности деятельности администрации при решении задач управления городом, которое достигается благодаря:

 созданию единой базы информационной поддержки принятия управленческих решений;

 сокращению сроков рассмотрения писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц;

 сокращению сроков создания законодательных нормативных и распорядительных документов, а также повышению ответственности за их исполнение;

 созданию единого эталонного банка нормативно-правовой и законодательной информации для принятия управленческих решений;

 принятию единых принципов регистрации и учета документов.

СЭД создается, основываясь на следующих принципах:

Похожие материалы

Информация о работе