Letters that claim. A complaint arises in connection. Translate the texts of the letters into Russian

Страницы работы

Содержание работы


A complaint arises in connection with:

— the goods (their unsatisfactory quality, insufficient quantity);

— violation of the terms (delays in shipment, payment of delivery);

— errors (in statements, invoices, orders; misunderstandings regarding prices or terms of payment);

— service (delays in filling orders or carrying out requests).

There are several rules for writing claim letters:

1.  Never start your letter with the claim proper. Make reference to some previous contacts (and perhaps thank for them) or at least mention them.

2.  Explain clearly and tactfully what is wrong (do not forget the necessary details – order or catalogue numbers, dates, etc.).

3.  Give your point of view if you find it necessary.

4.  Say what can be done in these circumstances – if you can think of the right steps to be taken.

Every claim is unique and it is therefore difficult to recommend a set of clichés appropriate in this or that case.

(1) Translate the texts of the letters into Russian

p. 117 – A complaint of the damaged equipment



Dear Sir

Уважаемые Господа,


We refer to our Order No. 357/06 for chemical equipment which arrived here on 14 January 2008.

Мы ссылаемся на заказ №357/06 на химическое оборудование, который прибыл 14 января 2008.

What is wrong

On examining the consignment we found that spare parts in cases 137, 396 and 401 are badly smashed and therefore cannot be used. We are enclosing herewith a detailed report with photographs.

При осмотре груза мы выяснили, что запасные части в коробках 137, 396 и 401 сильно повреждены и не могут быть использованы. Мы прикладываем подробный отчет с фотографиями.

What can be done

We would be very much obliged if you could send us replacements at your earliest convenience.

Мы были бы признательно, если бы вы выслали замену при ближайшей возможности.

Courteous ending

We hope to hear from you soon.

Yours faithfully,

Надеемся на ваш скорейший ответ,

С уважением,

p. 117 – A complaint about a delay in shipment



Dear Sirs

Уважаемые Господа,

We refer to our order No. 945-07 for Copper which should have arrived here by 15 February 2008.

Ссылаемся на наш заказ №945-07 на медь, который должен был прибыть к 15 февралю 2008.

As we need this consignment urgently we would be obliged if you could expedite shipment and advise us by fax when we may expect delivery.

Так как этот заказ требуется нам срочно, мы были бы признательны, если бы вы направили груз и сообщили факсом, когда нам ожидать доставку.

Your early reply will be appreciated.

Yours faithfully,

Ваш быстрый ответ будет оценен.

С уважением,

p. 117 – Complaining of an error



Dear Sirs

Уважаемые Господа

Thank you for your letter of 16 March 2008 enclosing Invoice No. 350891/15.

Спасибо за ваше письмо от 16 марта 2008 с приложенной счет-фактурой № 350891/15.

To our surprise we find that according to the above Invoice you have charged higher prices than you specified in your offer.

К нашему удивлению мы обнаружили, что согласно вышеуказанной счет-фактуре вы указали более высокие цены, чем было указано в вашем предложении.

Please advise us if there has been a change in your pricing policy.

Пожалуйста сообщите нам, если вы изменили свою ценовую политику

Yours faithfully,

С уважением,

p. 118 – Complaining of inadequate service



Dear Sirs

Уважаемые господа,

In my letter of 1 August I requested details of your new models of semiconductors, especially “Velconex-360”, but I have not yet received your reply.

В моем письме от 1 августа я запросил подробную информацию о новых моделях полупроводников, особенно «Velconex-360», но я так и не получил ответа от вас.

The details are required urgently and I would be obliged if you could send them without further delay.

Информация требуется срочно, и мы были бы признательны, если бы выслали ее без дальнейших задержек.

Yours faithfully,

С уважением,

The above letter looks rather like a mild reminder than a claim. In fact reminders and claims have a lot in common. They essentially convey the same message: something which should have been done has not been done yet. Both claims and reminders may vary in tone – from mild to strong.

Read and translate the following series of letters reminding the recipient — first mildly, then more strongly — of his obligation in connection with the order.

Похожие материалы

Информация о работе

Конспекты лекций
Размер файла:
107 Kb